Müşteri ve Satıcı Kartlarınızı Nasıl Yönetiyorsunuz?

Mart, Nisan derken Mayıs ayını da Pandemi sürecinde evlerimizde geçirdik. Bu süreç hepimizi gerçekten çok yordu. Sosyal mesafeyi korumaya çalışmak, evde olsak bile çalışmak zorunda olan ebeveynler için hem iş yapmak hem de çocuklarına zaman ayırmak, onlarla ilgilenmek hepimizi sınayan yeni bir deneyim oldu. Ramazan bayramı ile birlikte normalleşme sürecine gireceğiz gibi duruyor, umarım kısa zamanda pandemi sürecini atlatırız.

Pandemi sürecinde uzun süredir aklımda olan Müşteri ve Satıcılar ile yapılan ticari faaliyetlerde çok kullandığımız 120 Alıcılar, 340 Alınan Sipariş Avansları, 126 Verilen Depozito ve Teminatlar, 320 Satıcılar, 159 Verilen Sipariş Avansları, 179 Taşeronlara Verilen Sipariş Avansları, 326 Alınan Depozito ve Teminatlar hesaplarının yönetimi hakkında bir makale hazırlamaya karar verdim.

ERP’lerde, Ticari Paket Programlarda Müşteri ve Satıcı hesapları Finans modülünde tanımlanan cari kartlar aracılığıyla yönetiliyor. Bazı erplerde tek bir cari kart ekranından müşterileri ve satıcıları tanımlayıp muhasebe bağlantı kodlarıyla Tek Düzen Hesap Planına bağlantı yapılırken, bazı ERPlerde ise Müşteri ve Satıcı için ayrı kartlar tanımlayıp her bir kart için Tek Düzen Hesap Planı bağlantıları gerçekleştiriliyor.

Her iki yöntemde karşımıza çıkan temel bir sorun var, her bir kartın üzerine bir bağlantı muhasebe kodu yazılıyor, bu durumda bir müşteriye fatura kestiğinizde 120 hesabı kullanırken , aynı müşteriden ileride teslim edeceğiniz bir iş için avans aldığınızda 340 hesabı kullanmanız gerekiyor. Aynı zamanda inşaat sektöründe faaliyet gösteriyorsanız ve bu müşteriniz sizin yaptığınız işlemlerden belli tutarları elinde tutuyorsa(Nakit Teminat Kesintisi gibi) bu durumda 126 hesabı kullanıyorsunuz.

Yukarıda Müşteri için tarif ettiğimiz çalışma mantığı Satıcı tarafına geldiğimizde yerini, cari için 320, avanslar için 159 ve 179, kesintiler için de 326 hesaba bırakıyor.

Gelin şimdi bu karmaşık gibi görünen yapıyı kullanıcılar nasıl yönetmeye çalışıyor hızlıca ona göz atalım.

Farzedelim “X A.Ş” sizin müşteriniz, müşteriye fatura kesiyorsunuz, sonraki işleriniz için müşteriniz size avans veriyor ve müşterinizin iş bitiminde size ödeyeceği tuttuğu kesintileri var. Aslında “X A.Ş” için 120, 340 ve 126 hesapları beraber çalıştırıyorsunuz. Burada Uzun Dönem kavramını da girersek Avanslar için 440, kesintiler için 226 hesaptan da bahsetmeliyiz ancak konuyu çok dağıtmamak için Kısa/Uzun Dönem hesapların yönetimini başka bir makaleye bırakalım, biz daha basit olan 3 değişkenli hesap kurgusuyla devam edelim.

Yukarıdaki bu üçlü hesap yönetimi için kullanıcılar “X A.Ş” ye 3 farklı Müşteri Kartı açmak zorunda kalıyor, Ad alanının sonuna da ayrımı yapabilmek için 120, 340 ve 126 şeklinde eklemeler yapıyorlar. Bu yönetme şeklinde tek düzen hesap planı kurgusuna sadık kalınıyor, yasal olarak bir sorun çıkmıyor ancak yönetim muhasebesi anlamında sorunlar bu noktada başlıyor. “X A.Ş”’nin net durumunu gösteren bir Mizan veya Muavin Defter almak istediğinizde ayrı ayrı açılan bu 3 kartın Mizanlarının ve muavin defterlerinin ayrı ayrı alınması ve dışarıda birleştirilerek net durumun çıkarılması gerekiyor. Bu yönetim şekli kullanıcıları çok yoruyor, özellikle çok fazla Müşteri ve satıcınız bu yöntemle iş yapıyorsa, ödeme dönemlerinde bu carilerin net durumlarını görmek için epey mesai harcamak gerekiyor. Tabi “X A.Ş” ile farklı para birimlerinde ticaret yapıyorsanız bu kartlar ayrıca Para Birimi kadar çarpılarak açılıyor. Geçmiş bir zamanda gittiğim bir müşteride, aynı cari için 3 farklı para biriminde 120,340 ve 126 için toplam 9 kart açıldığını gördüm 😊, bu nedenle bu para birimine göre cari kart ayırma olayına bu makalede hiç değinmeyeceğim, belki başka bir makalede ona da göz atarız.

Dynamics365BC’de “X A.Ş” için farklı farklı kartlar açmanıza gerek yok, ne yazıkki elimizde bulunan araçlar bir karta tek hesap bağlamaya olanak verdiği için biz de kartları çoklayarak bir çıkış yolu bulmaya çalışıyoruz. Navapp olarak bu durumu daha kolay yönetmek için Dynamics365BC Türkiye yerelleştirme paketinin içerisine bir çözüm ekledik. Temel mantık kartı çoklamaktan vazgeç, karta bağladığın hesap planını çokla şeklinde. Siz “X A.Ş” ye tek Müşteri kartı açın, ancak entegrasyon koduna farklı hesaplar bağlayın ve işlem yaparkende “X A.Ş” nin hangi hesabına kayıt edeceğinizi seçin. Bu seçim işlemini de Fatura, Tahsilat, Çek / Senet gibi tüm işlemlerde gerçekleştirin.

Tek Kart, 3 Farklı Entegrasyon Hesabı

İşlem Anında Entegrasyon Kodunuzu Siz Seçin

Mizan / Muavin Defter Alırken İstediğin Hesabı raporla

Dynamics365BC’de kayıtları entegrasyon kodlarını seçerek yaptınız, muhasebeleştirme kurgusuna sadık kaldınız, kartlarınızı çoklamadınız, temiz bir cari listeniz var artık, aynı şekilde bu çözüm sizin Mizan ve Muavin Defterlerinizi de rahat yönetmenize olanak tanıyor. İster “X A.Ş” nin sadece 120 hesabını inceleyin, isterseniz 120,340 ve 126 hesabı birleştirerek göz atın. Raporları tek tek Excel’e aktarıp, Excel’de toplam aldırmanıza gerek yok.

Tek cari, çok hesap, mutlu kullanıcılar 😊

Semih Yazıcı